Step by Step Planung für deine Traumhochzeit auf Mallorca

Was ist zu beachten? Wann und wie weit im Voraus starten?

Mallorca ist ein wahres Paradies für Paare, die ihre Hochzeit in einer einzigartigen, mediterranen Kulisse feiern möchten. Doch wie bei jeder Hochzeit erfordert die Planung Zeit, Organisation und einiges an Wissen über die Besonderheiten einer Destination Wedding. Damit ihr euch nicht überfordert fühlt und nicht wisst wo ihr überhaupt anfangen sollt, habe ich mir überlegt wie ich euch damit helfen kann und einen Leitfaden für die Planung für euch zu schreiben. Denn es kann sehr hilfreich sein, einen klaren Zeitplan und strukturierten Ablauf zu haben, um nichts Wichtiges zu vergessen. Hier ist dein Schritt-für-Schritt-Leitfaden, wie du deine Hochzeit auf Mallorca von der ersten Idee bis zum „Ja“-Wort organisieren kannst.

1. Schritt: Die ersten Überlegungen – 12 bis 18 Monate vor der Hochzeit

Wann starten?
Am besten beginnt ihr mit der Planung eurer Hochzeit auf Mallorca, sobald ihr nach der Verlobung entschieden habt, dass ihr dort heiraten möchtet. Mindestens 12 bis 18 Monate vor dem geplanten Hochzeitstermin ist der ideale Zeitraum, um den gesamten Ablauf zu planen.

Was zu tun ist:

• Budget festlegen: Überlegt euch zunächst, wie viel ihr für eure Hochzeit auf Mallorca ausgeben möchtet. Dies hilft euch, die richtige Location und die passenden Dienstleister auszuwählen.
• Gästeliste und Gästezahl: Entscheidet, wie viele Gäste ihr einladen möchtet. Destination Weddings sind oft intimer, weil die Gäste meistens für mehrere Tage anreisen. Also überlegt, ob ihr nur enge Freunde und Familie einladen möchtet oder Lust auf eine größere Feier habt. Dafür ist natürlich dann auch mehr Budget einzuplanen. In meinem Blogartikel: Was ist ein Elopement? Könnt ihr für euch herausfinden, ob ihr eher ein Typ für ein Elopement oder eine Hochzeit seid.
• Hochzeitsdatum festlegen: Mallorca ist ein beliebtes Ziel für Hochzeiten, daher solltet ihr euer Hochzeitsdatum frühzeitig festlegen, um sicherzustellen, dass die gewünschte Location und Dienstleister verfügbar sind. Was viele vergessen: in den Sommermonaten kann es wirklich richtig richtig heiß werden auf der Insel, teilweise sind es sogar am Abend noch über 30 Grad. Daher kann es ratsam sein, auch die Frühlings- und Herbstmonate für eure Hochzeit in Betracht zu ziehen. Vor allem wenn ihr oder eure Gäste zwar Sonne mögen, aber eher hitzeempfindlich sind.
• Recherche der Hochzeitslocations: Beginnt damit, verschiedene Hochzeitslocations auf Mallorca zu recherchieren. Von luxuriösen Fincas über historische Schlösser bis hin zu freien Trauugen an Stränden – es gibt unzählige Optionen, die euch offen stehen.

2. Schritt: Dienstleister buchen – 9 bis 12 Monate vor der Hochzeit

Wann starten?
Sobald ihr die grundlegendsten Entscheidungen getroffen habt, ist es Zeit, die wichtigsten Dienstleister zu buchen. Dies sollte mindestens 9 bis 12 Monate vor dem Hochzeitstermin geschehen.

Was zu tun ist:

• Hochzeitsplaner (optional): Ein Hochzeitsplaner vor Ort kann euch sehr helfen, alle Details zu koordinieren, vor allem, wenn ihr eine Destination Wedding plant. Er oder sie kennt die besten Anbieter auf Mallorca und kann euch bei der Umsetzung eurer Vorstellungen unterstützen. Vor allem bei freien Trauungen kann das von Vorteil sein, denn ein Weddingplanner kann sich vor Ort informieren und gff. Erlaubnisse einholen.
• Fotograf und Videograf: Sichert euch frühzeitig einen guten Hochzeitsfotografen oder -videografen. Sie sind oft schnell ausgebucht, besonders in der Hochsaison (Mai bis Oktober). Wenn ihr noch jemanden sucht kontaktiert mich gerne über mein Kontaktformular.
• Catering: Wenn ihr keine Location mit Catering-Service bucht, solltet ihr ein Catering-Unternehmen auswählen. Viele Fincas oder Hotels arbeiten mit externen Dienstleistern zusammen, die sich auf Hochzeiten spezialisiert haben.
• Musik und Unterhaltung: Überlegt euch, ob ihr einen DJ, ein Live-Band oder einen Alleinunterhalter möchtet. Bucht auch diese Dienstleister rechtzeitig, um sicherzustellen, dass sie an eurem großen Tag verfügbar sind. Ich kann euch definitiv ein Pianist und ein/e Sänger/in z.B. für eine freie Trauung ans Herz legen. Live Musik macht alles einfach immer noch emotionaler und schöner. Für die Feier ist es auch möglich sich Solo Saxophonisten zu suchen, die eine richtige Show machen, oder auch Feuerkünstler können ein richtiges Highlight sein für eure Hochzeit sein.
• Floristen und Dekoration: Auch die Wahl des richtigen Floristen und Dekorateurs solltet ihr in diesem Zeitraum vornehmen. Überlegt, welche Blumen und Dekorationsstile ihr bevorzugt, und besprecht mit den Anbietern eure Wünsche.
• Save the Date Karten rausschicken: sobald das Datum feststeht, solltet ihr unbedingt schonmal Save the Date Karten an eure Gäste rausschicken. Das geht natürlich auch in digitaler Form oder auch als eigene Webseite. Viele Anbieter wie Jimdo oder Wix bieten als Baukastensystem tolle Lösungen. Auf der Webseite könnt ihr dann immer alle Gäste up-to-Date halten. Ich hatte mal ein Paar die ihre Webseite sogar etwas aufwändiger gestaltet hatte, in dem sie nochmal ihre Geschichte erzählt haben, Wünsche für Geschenke aufgeschrieben und alle Infos über Hochzeit, Umgebung, mögliche Aktivitäten usw. vorgestellt hat. Fand ich ne total süße Idee.

3. Schritt: Gästetransport und Unterkünfte organisieren – 6 bis 9 Monate vor der Hochzeit

Wann starten?
Etwa 6 bis 9 Monate vor der Hochzeit solltet ihr beginnen, euch um die Unterkunft und den Transport eurer Gäste zu kümmern. Die meisten eurer Gäste werden wahrscheinlich einen Flug buchen müssen, daher ist es wichtig, die Details frühzeitig zu klären.

Was zu tun ist:

• Unterkünfte buchen: Besprecht mit den Hotels oder Ferienwohnungen, in denen eure Gäste übernachten können. Möglicherweise könnt ihr spezielle Preise oder Angebote für Gruppenbuchungen erhalten.
• Flüge und Anreise: Gebt euren Gästen frühzeitig Informationen über mögliche Flüge nach Mallorca. Manche Paare erstellen eine gemeinsame WhatsApp-Gruppe oder eine Hochzeit-Website, um die Anreise zu koordinieren und den Gästen zu helfen, Flüge zu buchen.
• Transfer organisieren: Denkt an den Transport für eure Gäste. Bieten sich Shuttlebusse oder private Transfers zwischen dem Flughafen und den Unterkünften an? Auch für den Weg zur Hochzeitslocation ist ein organisiertes Transportmittel ratsam.

4. Schritt: Hochzeitsdetails festlegen – 4 bis 6 Monate vor der Hochzeit

Wann starten?
Vier bis sechs Monate vor dem großen Tag sind der Zeitpunkt, um die letzten, wichtigen Details zu planen.

Was zu tun ist:

• Menü-Auswahl: Wenn ihr ein Catering-Service benötigt, solltet ihr euer Hochzeitsmenü jetzt festlegen. Besprecht mit dem Caterer, welche Gerichte angeboten werden sollen und ob es spezielle Wünsche, wie Vegan, Vegetarier oder Unverträglichkeiten der Gäste gibt.
• Hochzeitstorte: Wählt ein Design und Geschmack für die Hochzeitstorte aus. Auf Mallorca gibt es viele hervorragende Konditoren, die speziell auf Hochzeiten ausgerichtet sind.
• Brautkleid und Hochzeitsanzug: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um euer Brautkleid und den Anzug des Bräutigams zu kaufen oder anzupassen. Achtet unbedingt darauf, dass ihr genügend Zeit für Änderungen einplant.
• Trauung und Zeremonie: Falls ihr eine Zeremonie auf Mallorca plant, besprecht alle Details mit dem Standesbeamten oder dem Priester. Wenn es eine religiöse Trauung ist, vergewissert euch, dass ihr die entsprechenden Anforderungen erfüllt. Auch kann es absolut ratsam sein die Wünsche und Vorstellungen des Priester/Pastors/Standesbeamten oder freien Trauredner bezüglich des Fotografen und der Fotos zu erfragen und zu besprechen, um Komplikationen am Hochzeitstag selbst zu vermeiden.

5. Schritt: Feinarbeiten und Details finalisieren – 1 bis 2 Monate vor der Hochzeit

Wann starten?
Ein bis zwei Monate vor der Hochzeit solltet ihr die letzten Details klären und alles bestätigen, um sicherzustellen, dass der große Tag perfekt wird.

Was zu tun ist:

• Gästeliste finalisieren: Bestätigt mit euren Gästen, wer kommen kann, und gebt dem Catering und den Dienstleistern die endgültige Gästezahl.
• Zeitplan erstellen: Erstellt einen detaillierten Zeitplan für den Hochzeitstag. Plant, wann die Zeremonie beginnt, wann das Abendessen serviert wird und wann die Party startet. Teilt diesen Zeitplan auch euren Dienstleistern mit, damit jeder weiß, was zu tun ist. In diesem PDF habe ich die Dauer der Abschnitte auf Hochzeiten zusammengestellt, anhanddessen ihr schauen könnt, für was ihr wie viel Zeit einplanen solltet.
• Hochzeitsgeschenke und Danksagungen: Organisiert kleine Geschenke für eure Gäste als Erinnerung an den besonderen Tag oder Danksagungskarten, die ihr später verschicken möchtet.
• Details klären: Musik – wird zur Trauung/zum Ein- und Auszug oder zwischendrin Musik abgespielt? Wann kommt der DJ? Wie werden die Dienstleister versorgt? Einige Locations bieten spezielle „Katzenteller“, bzw. günstigere Angebote für Dienstleisteressen an. Wird die Braut von Vater/Mutter/Stiefeltern/Kindern/Großeltern zum Bräutigam gebracht? Mit wem wollt ihr das Getting Ready verbringen? Wollt ihr Spiele/Aktivitäten planen?

6. Schritt: Entspannen und Vorfreude genießen – 1 Woche vor der Hochzeit

Wann starten?
Die letzte Woche vor der Hochzeit ist die Zeit, um alles zu überprüfen und euch auf den großen Tag vorzubereiten.

Was zu tun ist:

• Checkliste durchgehen: Geht eure Checkliste durch, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde. Alle Dienstleister sollten ihre Aufgaben kennen und pünktlich sein.
• Packen: Habt ihr wirklich an alles gedacht? Macht euch am besten frühzeitig eine Packliste und legt den Koffer einfach schonmal eine Woche vorher hin und schmeißt beim vorbeigehen einfach schonmal alles rein was euch einfällt.
• Hochzeitsvorbereitung: Entspannt euch und genießt die letzten Tage vor eurer Hochzeit. Lasst euch Zeit für entspannende Aktivitäten, um euch mental auf euren großen Tag vorzubereiten. Je früher ihr alles fertig geplant habt, desto schöner und entspannter könnt ihr euch auf euch und aufs Wesentliche konzentrieren.

Fazit:

Die Planung einer Hochzeit auf Mallorca ist eine aufregende und bereichernde Erfahrung, die mit der richtigen Organisation und etwas Zeitaufwand kein Hexenwerk ist. Indem ihr Schritt für Schritt vorgeht und ausreichend Vorlaufzeit einplant, stellt ihr sicher, dass eure Traumhochzeit auf dieser wunderschönen Insel zu einem unvergesslichen Erlebnis wird. Denkt daran, frühzeitig mit der Planung zu beginnen, die richtigen Dienstleister zu wählen und jeden Schritt sorgfältig zu koordinieren – und vor allem: genießt die Vorfreude auf den wichtigsten Tag eures Lebens!

Gerne bin ich als Hochzeitsfotografin an eurem großen Tag auf Mallorca an eurer Seite. Kontaktiert mich einfach über mein Kontaktformular und wir vereinbaren gerne ein unverbindliches Kennlerngespräch. Ich freue mich auf euch